Vele dans-vzw’s bestaan uit geëngageerde bestuurders. Soms krijgen die bestuurders ook geld van de vzw voor het geven van danslessen, workshops, voorstellingen, of als vrijwilliger.
Let op!
Bij een recente sociale controle bij enkele kleine dans-vzw’s is gebleken dat de keuze van een fout statuut voor een medewerker/bestuurder, of een verkeerde uitvoering van de verplichtingen hieromtrent, grote gevolgen kan hebben.
Naar aanleiding van dit verhaal, drukken we graag alle dans-vzw’s op het hart om verstandig om te gaan met vergoedingen aan bestuurders.
Mag ik bestuurders betalen?
Ja, je mag bestuurders van je vzw ook betalen (bijvoorbeeld als vrijwilliger, freelancer, onder arbeidscontract, …). Maar het is erg belangrijk dat je dit op de juiste manier doet.
Hierbij zijn twee zaken van belang.
1. Vermijd belangenconflicten
Je vzw moet te allen tijde belangenconflicten vermijden. Er moet een duidelijke scheiding blijven bestaan tussen een bestuurder met een bestuurdersmandaat, en diezelfde persoon als uitvoerder van een betaalde opdracht voor de vzw (bijvoorbeeld als docent, choreograaf of administratief verantwoordelijke).
Zo mag een bestuurder niet zelf mee beslissen over zijn of haar eigen aanwerving of verloning voor een specifieke opdracht.
Is een bestuurder persoonlijk betrokken bij een onderwerp op de bestuursvergadering, dan stapt die tijdens dat onderwerp beter even uit de vergadering. Zo kunnen de andere bestuursleden onafhankelijk beslissen. Zorg ervoor dat in het verslag van de vergadering duidelijk genotuleerd staat dat de betrokkene de vergadering tijdens dit onderwerp verlaat.
2. Respecteer het statuut of de vergoedingsvorm
Als je vzw ervoor kiest een bestuurslid te vergoeden voor een bepaalde opdracht, kies je een vergoedingsvorm of statuut. Zorg ervoor dat je de eigenschappen van het gekozen statuut respecteert.
Of je nu kiest voor een statuut van vrijwilliger, verenigingswerker, werknemer of aanneming van een zelfstandige, zorg steeds voor de juiste overeenkomst, de juiste informatie, vergoeding, controle (indien van toepassing), enzovoort.
Een voorbeeld: neem je de bestuurder aan als werknemer voor een bepaalde opdracht, zorg er dan voor dat er een arbeidsovereenkomst is, een arbeidsongevallenverzekering, dat de andere leden van de raad van bestuur controle en gezag uitoefenen op de werknemer (maw dat de werknemer zelf niet aan zichzelf verantwoording moet afleggen), dat de werknemer correct, tijdig en volgens de regels van de betreffende CAO betaald wordt, …
Zoniet kan het werknemersstatuut bij een sociale inspectie in twijfel getrokken worden. Dan lopen de organisatie (de werkgever) én de werknemer het risico om (met terugwerkende kracht) achterstallige sociale bijdragen te betalen, en een boete.
Goed bestuur / Good Cultural Governance
Een gezonde en heldere verhouding tussen je Algemene Vergadering, Bestuur, medewerkers en andere ‘stakeholders’ (medewerkers, vrijwilligers, …) is van groot belang in een vzw. Ook in een kleine vzw die in alle vriendschap wordt gerund.
Maar wat is ‘gezond’? Een goede leidraad hierin zijn de principes van goed bestuur of de zogenaamde good cultural governance.
Je leest meer over Good Cultural Governance op onze pagina over De organen van de vzw (onderaan de pagina) en in deze checklist met 23 principes, opgemaakt door het Fonds voor Cultuurmanagement van de Universiteit Antwerpen.
Zorg ook steeds voor goede schriftelijke documentatie. Een huishoudelijk reglement, notulen van de vergaderingen, heldere procedures, …
Meer weten?
Lees het artikel Kan je bestuurders van een vzw betalen? van Cultuurloket.
Check onze pagina’s over vzw’s en vergoeden en betaald worden.