Jaarlijkse verplichtingen van een vzw
Er zijn een aantal verplichtingen waar een vzw aan moet voldoen om wettelijk in orde te zijn.
Nog vragen?
Contacteer Inez Adriaensen
Laatst gewijzigd op 29.07.2025
Een vzw heeft aan heel wat verplichtingen te voldoen. Het is niet moeilijk, maar het moet wel gebeuren binnen de wettelijk gestelde termijnen.
Hieronder kan je een overzicht vinden. Dit is opgesteld met een micro-vzw die zich richt op danslessen, voorstellingen en creaties in het achterhoofd, zoals de meesten uit onze achterban georganiseerd zijn.
Niet alles zal voor jouw vzw van toepassing zijn en het kan zijn dat je nog bijkomende verplichtingen hebt door specifieke activiteiten of situaties van jouw vzw.
| JAARLIJKSE VERPLICHTINGEN VAN EEN VZW | DEADLINE |
|---|---|
| FINANCIEEL | |
| Boekhouding bijhouden | |
| * Overzicht van inkomsten en uitgaven | |
| * Inventaris | |
| Jaarrekening | |
| * Opmaken: Bestuur | vergadering van de AV ter goedkeuring van de jaarrekening |
| * Goedkeuren: Algemene Vergadering | binnen de 6 maanden na het afsluiten van het boekjaar |
| * Publiceren bij de griffie van de Ondernemingsrechtbank | binnen de 30 dagen na goedkeuring door de AV |
| Begroting | vergadering van de AV ter goedkeuring van de begroting |
| Fiscale verplichtingen | |
| * Rechtspersonenbelasting indienen | in principe binnen de 7 maanden na het afsluiten van het boekjaar (vaak wordt de periode verlengd) |
| * Btw- klantenlisting (moet iedereen doen!!) | 31 maart |
| * Btw-aangiftes (meestal per kwartaal) | voor de 20ste van de eerste maand van het volgende kwartaal |
| * Patrimoniumtaks indien nodig | 31 maart |
| ADMINISTRATIEVE VERPLICHTINGEN VAN DE ORGANISATIE | |
| Algemene vergadering | min 1x per jaar, binnen de 6 maanden na het afsluiten van het boekjaar |
| * Ondertekend verslag | |
| Bestuursorgaan | min 1x per jaar, ter voorbereiding van de Algemene Vergadering |
| * Ondertekend verslag | |
| UBO registratie | binnen de maand na wijzigingen of bevestigen na maximaal 1 kalenderjaar |
| Vergunningen: afhankelijk van je activiteiten | |
| Vzw dossier - INTERN - bij te houden op de zetel van de vzw of digitaal | |
| * Ledenregister | |
| * Agenda, verslagen en beslissingen van AV en BO | |
| * Boekhoudkundige stukken | |
| * Intern reglement (als van toepassing) | |
| Vzw dossier - EXTERN - neerlegging op de griffie van de bevoegde ondernemingsrechtbank | |
| * Statuten en wijzigingen van de statuten | binnen 30 dagen na de wijziging |
| * Bestuurders: benoeming en beëindiging | binnen 30 dagen na de wijziging |
| * Jaarrekening | binnen 30 dagen na goedkeuring door de AV |
| * Ontbinding of nietigheid | binnen 30 dagen na de wijziging |
| Verzekeringen | |
| * Arbeidsongevallenverzekering voor werknemers | Voor aanvang van het werk |
| * Burgerlijke aansprakelijkheid voor vrijwilligers | |
| * Aangeraden: Bestuurdersaansprakelijkheid | |
| * Aangeraden: Lichamelijke ongevallen voor vrijwilligers, deelnemers, etc | |
| * Aangeraden: brand en ontploffing | |
| DE MENSEN / DE MEDEWERKERS | |
| Privacybeleid of GDPR | |
| Werknemers in dienst (op payroll en Artikel 17'ers of Verenigingswerkers) | |
| * Registratie van de organisatie bij de RSZ | Voor aanvang van het werk |
| * Aansluiting bij een EDPBW | Voor aanvang van het werk |
| * Arbeidsreglement | Voor aanvang van het werk |
| * Arbeidsongevallenverzekering | Voor aanvang van het werk |
| * Overeenkomst of arbeidscontract | Voor aanvang van het werk |
| * Dimona-aangifte | Voor aanvang van het werk |
| * Fiscale fiches | > Vaste werknemers in dienst: 31 maart |
| > Artikel 17'ers of Verenigingswerkers: 1 maart | |
| Freelancers via SBK | |
| * Aansluiting bij een EDPBW | Voor aanvang van het werk |
| * Arbeidsreglement | Voor aanvang van het werk |
| * Overeenkomst | Voor aanvang van het werk |
| * Gelijk loon als de vaste werknemers in dienst in dezelfde functie | |
| Freelancers als zelfstandige | |
| * Aannemingsovereenkomst | |
| * Minimumvergoeding volgens Fair practice-principe | |
| AKV'ers | |
| - Registratie van de organisatie op WITA | Voor aanvang van het werk |
| - Registratie van de opdracht op WITA | Voor aanvang van het werk |
| - Opmaak boekhoudkundig document | |
| - Verzekering? | |
| Vrijwilligers | |
| * Informatieplicht (overeenkomst) | Voor aanvang van het werk |
| * Verzekering Burgerlijke aansprakelijkheid | Voor aanvang van het werk |
| * Onkostennota | 31 december |
| * Vrijwilligersregister | Voor aanvang van het werk |
Dit overzicht is ook te downloaden als Excel document zodat jij er zelf nog in kan verder werken!
*Disclaimer: Deze webpagina biedt praktische richtlijnen en is niet bedoeld als vervanging voor juridisch advies. Raadpleeg altijd een professional voor specifieke vragen.*