Aangifte in het U­B­O-register

Laatst bijgewerkt op 28.07.2025

Als vzw ben je verplicht om de UBO's (Ultimate Beneficial Owners of Uiteindelijke begunstigden) van je organisatie te identificeren en te registreren.

De wetgeving is bedoeld om te voorkomen dat personen met slechte en malafide bedoelingen zich verschuilen achter juridische constructies van vzw’s, vennootschappen of stichtingen, voor bv. het witwassen van geld of de financiering van terrorisme.
 

Concrete acties die van je worden verwacht:

Bepaal wie de uiteindelijke begunstigden zijn van je organisatie. Dat zijn alle personen die direct of indirect meer dan 25% van de stemrechten of eigendomsbelangen hebben:

• de leden van het bestuursorgaan;
• het dagelijks bestuur;
• de personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen;
• de natuurlijke personen waarvoor de vzw is opgericht (indien van toepassing)
  Dit kan als ‘groep van personen’ worden omschreven, bv. voor een vzw opgericht voor het ondersteunen van jonge choreografen kan dat ‘jonge choreografen’ zijn.
  Het kan gebeuren dat je hier niets invult, als je vzw niet is opgericht voor natuurlijke personen maar bijvoorbeeld voor het milieu.
• alle anderen met zeggenschap in de vzw

Zorg dat je de volgende informatie van je UBO’s hebt:

• Naam en voornaam
• Geboortedatum
• Nationaliteit(en)
• Volledig verblijfadres
• De datum waarop de persoon UBO geworden is
• Rijksregisternummer of RSZ-nummer
• De categorie(n) van UBO waartoe die behoort 

1. Ga na of de informatie die in het KBO staat klopt via deze link.

   Fouten in de KBO moet je éérst corrigeren vooraleer je verder kan met het UBO-register.
    

2. Log in bij de online toepassing om UBO’s toe te voegen.
    

   • Mensen die bevoegd zijn voor je vzw, dus de bestuurders en/of dagelijks bestuurders die een mandaat kregen, kunnen inloggen in de UBO- toepassing op het MyMinFin-portaal. Dit doe je met een e-ID of de app It’s Me.
   • Eens ingelogd op het UBO register kan je de nodige informatie over je UBO’s ingeven. 
     Upload documenten die aantonen dat de informatie van de UBO’s correct en actueel is. Voor vzw’s zal dat voornamelijk gaan over de publicatie van de statuten en wijzigingen van bestuurders.
   • Bekijk ook deze handleiding van de UBO-applicatie voor vzw’s – de werkwijze in het UBO-register is niet altijd even intuïtief. 
      

3. Houd je registratie up-to-date

   Meld binnen de maand wijzigingen in de UBO's van je organisatie, zoals veranderingen in het bestuur, in de eigendomsstructuur of zeggenschap.
    

4. Bevestig jaarlijks je UBO-informatie

   Ook als er geen veranderingen in de UBO’s van je organisatie zijn, moet je jaarlijks de informatie over je UBO’s bevestigen. De deadline is 1 kalenderjaar na de registratie of de vorige bevestiging. Je krijgt hiervoor géén herinnering van de FOD financiën, dus hou deze deadline zelf in de gaten!

Naleving van de UBO-registratievereisten is verplicht. 
Het niet voldoen aan de UBO-verplichtingen kan leiden tot boetes tussen de 250 en 50.000 EUR en een ambtelijke schrapping van je organisatie.

Meer info en vragen

Cultuurloket heeft uitgebreide informatie over het UBO register

Contacteer email hidden; JavaScript is required.

*Disclaimer: Deze webpagina biedt praktische richtlijnen en is niet bedoeld als vervanging voor juridisch advies. Raadpleeg altijd een professional voor specifieke vragen over het UBO-register en nalevingsvereisten.*