Boekhouding in de vzw
Welke minimale boekhouding is er nodig voor een kleinere vzw en voor micro-vzw's, en wat is verplicht?
Nog vragen?
Contacteer Inez Adriaensen
Laatst bijgewerkt op 28.07.2025
Welke boekhouding voeren?
De boekhoudverplichtingen van vzw’s zijn afhankelijk van hoe groot de vzw is (aantal werknemers, omzet, balanstotaal, …).
De micro-vzw’s en kleine vzw’s die aan onderstaande voorwaarden voldoen, mogen een vereenvoudigde boekhouding voeren. Alle anderen moeten een dubbele boekhouding voeren.
Micro-vzw's
Micro-vzw's zijn kleine vzw’s die op balansdatum van het laatst afgesloten boekjaar niet meer dan één van de volgende criteria overschrijden,
- jaargemiddelde van aantal werknemers: 10 VTE;
- jaaromzet, exclusief de belasting over de toegevoegde waarde: 900.000 euro;
- balanstotaal: 450.000 euro
Kleine vzw's
Kleine vzw’s die een vereenvoudigde boekhouding mogen voeren, mogen niet meer dan één van de volgende criteria overschrijden:
- jaargemiddelde van maximum 5 werknemers;
- in totaal 391.000 euro aan andere dan niet recurrente ontvangsten, exclusief de belasting over de toegevoegde waarde;
- in totaal 1.562.000 euro aan bezittingen;
- in totaal 1.562.000 euro aan schulden.
Vereenvoudigde boekhouding
De meeste vzw’s in onze sector zijn micro-vzw’s of kleine vzw’s die met een vereenvoudigd boekhoudschema mogen werken.
Dit is een eenvoudige kasboekhouding, waarbij je oplijst:
- welke inkomsten binnenkomen (opbrengsten)
- welke uitgaven er uit gaan (kosten)
Cultuurloket heeft een handige Excel-tool ontwikkeld om een vereenvoudigde boekhouding bij te houden en je jaarrekening op te maken.
Verplicht: jaarrekening neerleggen
Ook als micro- of kleine vzw moet je binnen de 6 maanden na afsluiting van je boekjaar (dus ten laatste in juni als je boekjaar het kalenderjaar volgt en ten laatste in februari als je boekjaar het schooljaar volgt) de jaarrekening opmaken. Hiervoor kan je het model gebruiken dat je vindt bij ‘vereenvoudigde boekhouding’ hierboven.
Je laat de jaarrekening goedkeuren door de Algemene Vergadering.
Dan moet je de jaarrekening neerleggen op de Griffie van de Ondernemingsrechtbank. Dit is weliswaar gratis maar ook wettelijk verplicht!
Grote vzw’s of kleine vzw’s die aan dubbele boekhouding doen, moeten hun jaarrekening neerleggen bij de Nationale Bank.
Hoe (lang) bijhouden?
Zorg voor elke inkomst en uitgave voor een origineel bewijsstuk (bv. bonnetje, ticketje, contract, factuur, verklaring op eer …) , en houd alles goed bij. Dit kan op papier of digitaal.
Je houdt de boekhouding van je vzw minstens 7 jaar bij. Als je de boekhouding digitaal bijhoudt, zorg je dat de drager minstens 7 jaar ook toegankelijk blijft.
Meer info en advies
Meer over boekhouden vind je bij Cultuurloket,
of contacteer email hidden; JavaScript is required
*Disclaimer: Deze webpagina biedt praktische richtlijnen en is niet bedoeld als vervanging voor juridisch advies. Raadpleeg altijd een professional voor specifieke vragen.*