De organen van de vzw

De werkende leden of leden van de Algemene Vergadering (AV) zijn zo’n beetje de 'ouders' van de vereniging.

Wat is het? 

Het 'beslissende' en 'controlerende' orgaan van de vereniging.

Wat doen ze?

• bestuurders benoemen en afzetten
• jaarrekening en begroting goedkeuren
• jaarrekening van het voorgaande jaar goedkeuren
• kwijting geven aan de bestuurders (de AV keurt officieel goed wat het bestuur het afgelopen jaar heeft gedaan en komt daar later niet meer op terug)
• statuten wijzigen
• vzw ontbinden of omvormen in een andere soort vennootschap
• alle andere gevallen waarin de wet of statuten dat vereisen

Hoe vaak komen ze samen? 

Minstens 1 keer per jaar (om de jaarrekening en begroting goed te keuren).

Uit hoeveel personen bestaat de AV? 

Sinds 2019 mag de AV uit hetzelfde aantal personen bestaan als het Bestuur, met een minimum van 2 personen. Danspunt raadt echter aan om te zorgen dat de AV uit meer personen bestaat dan het Bestuur. Dit in het kader van controle en good governance.

Hoe doen ze het? 

In de statuten (en eventueel intern reglement) staat vermeld hoe je in of uit de Algemene Vergadering komt, wat de samenstelling moet zijn, wat de bevoegdheden zijn, hoe ze bijeen geroepen worden, …

Bekendmaking? 

Je houdt een namenlijst van werkende leden (AV) bij in een ledenregister dat je bijhoudt op de zetel.
Wijzigingen moeten niet worden doorgegeven aan de overheid, maar wel goed worden bijgehouden in het register. Dit is een voorbeeld van zo’n ledenregister.

Als vzw kan je een Dagelijks Bestuur aanstellen. Bij grotere vzw’s is er vaak een dagelijks bestuurder aangesteld die de dagelijkse leiding van de vzw op zich neemt als zakelijk leider of directeur. Vaak is dat een personeelslid van de vzw, die geen lid is van het bestuur of Algemene Vergadering.

Hoewel hij of zij geen lid is van het Bestuur, krijgt de Dagelijks Bestuurder via de statuten doorgaans een mandaat voor vertegenwoordiging van de vzw. Dit laat toe om de dagelijkse leiding op een handige manier op te kunnen nemen (bv. betalingen doen, contracten afsluiten) zonder telkens het hele bestuur te moeten betrekken.

Een gezonde en heldere verhouding tussen je Algemene Vergadering, Bestuur, werknemers en andere ‘stakeholders’ (vrijwilligers, freelancers, …) is van groot belang in een vzw. Ook in een kleine vzw die in alle vriendschap wordt gerund.

Maar wat is ‘gezond’? Een goede leidraad hierin zijn de principes van Goed bestuur die je uitgebreid kan nalezen in de Bestuurscode Cultuur, een samenwerking van Universiteit Antwerpen, Cultuurloket en deBuren.

De code bestaat uit acht principes: 

1. De organisatie expliciteert haar missie om culturele waarde te creëren, over te dragen en/of te bewaren; 
2. De organisatie past de principes van de Bestuurscode Cultuur toe, proportioneel aan haar omvang en maturiteit, en licht periodiek toe hoe zij dat heeft gedaan, pas toe én leg uit. De organisatie volgt de aanbevelingen op maar kan er gemotiveerd van afwijken, pas toe of leg uit;
3. Bestuur en directie handelen integer en in het belang van de organisatie; 
4. Bestuur en directie zijn zich bewust van hun eigen rol en de onderlinge verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en handelen ernaar; 
5. Het bestuur voert zijn controlerende, adviserende, strategische en werkgeversrol op een professionele, constructief-kritische en onafhankelijke wijze uit en waarborgt de inhoudelijke en/of artistieke integriteit; 
6. Het bestuur wordt evenwichtig samengesteld op een wijze die deskundigheid en diversiteit waarborgt en een betrokkenheid bij de organisatie veronderstelt; 
7. De directie is verantwoordelijk en bevoegd voor de algemene en dagelijkse leiding, het functioneren en de resultaten van de organisatie; 
8. Het bestuur en de directie gaan zorgvuldig, ethisch en verantwoord om met de mensen en de middelen van de organisatie. 

Je kan verder aan de slag met deze Toolbox, opgemaakt door het Fonds voor Cultuurmanagement van de Universiteit Antwerpen.