Ad­mi­ni­stra­tie en regels voor werkgevers

Heb je reeds werknemers in dienst, dan verloopt de administratie voor een flexi-jobber grotendeels gelijk aan die van je andere werknemers. 

• Check wel of je arbeidsreglement de werksituatie van je flexi-jobbers mee omvat: bv. afwijkende flexibele uurroosters voor flexi-jobbers ( de roosters zelf hoef je niet op te nemen in je arbeidsreglement), of je al dan niet maaltijdcheques of andere voordelen geeft aan flexi-jobbers, …
• Breng je arbeidsongevallenverzekering en je Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk op de hoogte dat je bijkomende werknemers in dienst neemt.

Is je flexi-jobber je eerste werknemer, dan moet je eerst nog de nodige formaliteiten in orde brengen om als werkgever op te kunnen treden.

1. Vooreerst moet je je als werkgever identificeren bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) om een RSZ-nummer te krijgen voor je organisatie. Een mandataris van je organisatie (dat is iemand die mag tekenen in naam van je organisatie, bv. een bestuurder) registreert je organisatie op de onlinedienst WIDE (Werkgever IDentificatie/ion Employeur). Na de verwerking van je aanvraag, ontvang je een bevestigingsbrief van de RSZ met je definitieve RSZ-nummer.

    

2. Je maakt een arbeidsreglement op. Dit is een lijvig document waarin alles rond personeel, en dus ook je flexi-jobbers, beschreven wordt: werkroosters en arbeidsduur, afspraken rond ziekte en afwezigheid, rechten en plichten van werknemer en werkgever, welzijn op het werk … Danspunt kan je hierbij helpen en modeldocumenten bezorgen. Je bezorgt dit arbeidsreglement aan de arbeidsinspectie.

    

3. Als je de verwerking van je loonadministratie wil uitbesteden aan een sociaal secretariaat, sluit je je aan bij één van hen (zoals SD Worx, Acerta, Liantis …). Dat is echter niet verplicht. Je kan de loonadministratie ook zelf doen. Als je wat gestructureerd kan werken en beperkt werkt met flexi-jobbers, is dat best te doen. Het voordeel van een sociaal secretariaat is dat ze de loonadministratie en andere formaliteiten correct opvolgen.

    

4. Je sluit de verplichte arbeidsongevallenverzekering af. Dit kan bij eender welke verzekeringsmakelaar. Dit is een ander soort verzekering dan de verzekering ‘Lichamelijke ongevallen’ die je via Danspunt kan afsluiten! Flexi-jobbers moeten immers ook verzekerd zijn voor ongevallen tijdens het werk en het woon-werkverkeer.

    

5. Je sluit je aan bij een Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk (EDPBW). Dit is verplicht volgens de welzijnswetgeving. Deze dienst ondersteunt je bij het maken van een risicoanalyse en medische onderzoeken. 

We beseffen dat deze administratie en regels overweldigend kunnen zijn. Laat dit je niet afschrikken. Aarzel niet om ons te contacteren voor ondersteuning en hulp, we zijn er om je door deze administratieve rompslomp heen te helpen!

Specifiek voor flexi-jobs is dat de flexi-job werknemer en de werkgever twee contracten afsluiten: 

• een raamovereenkomst: dit is een algemene overeenkomst tussen de werkgever en de flexi-jobber waarin je onder meer de identiteit van beide partijen vermeldt, bevestigt dat de werknemer voldoet aan de flexi-job voorwaarden, afspraken maakt over het loon, de functie beschrijft, … Deze overeenkomst sluit je af voor je flexi-jobber aan de slag gaat. 
• een flexi-job arbeidsovereenkomst: 
  • Werkt je flexi-jobber voor een langere periode voor jou, dan krijgt hij een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur. Per kwartaal moet immers nagegaan worden of de werknemer nog aan de voorwaarden voldoet om als flexi-jobber tewerkgesteld te worden. Een arbeidsovereenkomst voor een langere duur dan een kwartaal sluiten, is dan ook niet aan te raden.
  • Bij één of meerdere dagcontracten is een schriftelijk contract geen verplichting, maar wel aanbevolen als basis voor goede afspraken.

Als werkgever betaal je op het loon van de flexi-job werknemer enkel een werkgeversbijdrage van 28% en geen gewone socialezekerheidsbijdragen.

• Er bestaat geen specifiek flexi-loon. Flexi-jobbers hebben minstens recht op het sectorale baremaloon dat van toepassing is binnen het paritair comité voor de uitgeoefende functie. Daarnaast heeft de werknemer ook recht op flexi-vakantiegeld. Dit bedraagt 7,67% van het flexi-loon.
• Het flexi-loon mag niet meer bedragen dan 150% van het minimale basisloon, inclusief vergoedingen, premies en voordelen van welke aard die je als werkgever toekent als vergoeding van de prestatie als flexi-jobber.
• Maaltijdcheques vullen hier niet onder, omdat deze niet als loon beschouwd worden. Je mag maaltijdcheques betalen, maar dit is geen verplichting.
• Je bent (steeds binnen het maximum loonplafond) verplicht om toeslagen en premies te betalen op basis van het arbeidsrecht of de sectorale afspraken in de CAO van je paritair comité, zoals bv. eindejaarspremie, toeslagen voor feestdagen, enz.
• Je flexi-jobber bouwt vakantiedagen op met zijn/haar flexi-job. Het is niet verplicht die dagen op te nemen. Doe de werknemer dat wel, dan moeten die dagen opgenomen worden bij jou als werkgever en in het jaar van de opbouw ervan. Neemt je flexi-jobber een dag vakantie, dan zal hij/zij niet betaald worden. Het vakantiegeld is immers al uitbetaald als deel van het flexi-loon.
• Je zal ook rekening moeten houden met een tussenkomst voor woon-werkverkeer.

Respecteer je het loonplafond niet of laat je iemand onterecht als flexi-jobber werken, dan beschouwen de RSZ en de fiscus de tewerkstelling als gewone tewerkstelling met alle bijhorende bijdragen.

De Belgische arbeidswetgeving is ook van toepassing op flexi-jobs. Je flexi-jobber kan flexibel werken, zoals ’s avonds, ’s zondags en/of op feestdagen, minimum 3 uur per dag en maximum 11 uur per dag. De afspraken binnen het paritair comité vormen hier het kader.

De flexi-jobber heeft recht op een gewaarborgd loon bij arbeidsongeschiktheid wegens ziekte of ongeval volgens de geldende sectorale regels.

Heeft de flexi-jobber een arbeidsongeval bij de flexijob-werkgever, dan heeft hij/zij recht op gewaarborgd loon bij de vaste werkgever (dus waar de flexi-jobber min. 4/5de werkt). De hoofdwerkgever kan dit loon terugvorderen bij de arbeidsongevallenverzekeraar van de flexijob-werkgever.

Bij ontslag zowel door de werkgever als werknemer in een flexi-job gelden dezelfde opzegtermijnen als bij een reguliere arbeidsovereenkomst van bepaalde duur, afhankelijk van je anciënniteit.

Dimona-aangifte

De werkgever doet voor elke flexi-jobber een Dimona-aangifte met code FLX als melding van de arbeidsprestatie vóór de flexi-jobber deze prestatie start:

• werk je met een schriftelijke arbeidsovereenkomst van meer dan 1 dag, dan doe je aangifte per kwartaal, ten vroegste 1 maand op voorhand. Deze aangifte vul je aan met aanwezigheidsregistratie door een elektronisch systeem van tijdsopvolging.
• werk je met één of meerdere dagcontracten, dan doe je een Dimona-aangifte per gewerkte dag minstens 24 uur voor de start.

DmfA-aangifte

Elk kwartaal doe je (al dan niet in samenwerking met een sociaal secretariaat) een DMFA-aangifte bij de RSZ over loon, arbeidstijd en RSZ-bijdragen van al je werknemers en dus ook je flexi-jobbers.

Flexi at work

Ook moet je als werkgever de loongegevens van je flexi-jobbers overdragen naar de flexiloonteller van mycareer.be. Dit doe je via de onlinedienst Flexi at work uiterlijk 5 kalenderdagen na de maandelijkse loonberekening. Zo checkt de RSZ of de flexi-jobber binnen het jaarplafond blijft. 

Fiscale fiche

Elke werkgever moet de betalingen aan de flexi-job werknemers doorgeven aan de medewerker en de FOD Financiën met een fiscale fiche 281.10.

Deze moet voor 1 maart opgemaakt en doorgestuurd worden naar de medewerker en opgeladen in Belcotax-on-web. Als je via een sociaal secretariaat werkt, zullen zij dit op zich nemen. Meer informatie over het gebruik van Belcotax-on-web vind je hier.