Werken met min­der­ja­ri­gen: uittreksel straf­re­gis­ter

Laatste update: 22.01.2026

Werkt jouw dansschool of -groep met minderjarigen, dan ben je verplicht om een uittreksel uit het strafregister op te vragen en te controleren bij je medewerkers en vrijwilligers die op structurele basis rechtstreeks contact hebben met minderjarigen. 

Hiermee wil de Vlaamse overheid minderjarigen beter beschermen en een aantasting van hun fysieke, psychische en seksuele integriteit zoveel mogelijk voorkomen.

Je leest hier de belangrijkste regels en richtlijnen. Snel naar:

• Voor welke organisaties verplicht?
• Voor welke activiteiten?
• Wie moet een uittreksel bezorgen?
• Proces van controle
• Privacy van je medewerkers
• Risico voor de vereniging?
• Meer info of vragen?

Het decreet Uittreksel Strafregister van 2023 is van toepassing op organisaties die activiteiten aanbieden die vallen onder 'opvoeding, psychomedisch-sociale begeleiding, hulpverlening aan de jeugd, kinderbescherming, animatie of begeleiding van minderjarigen'. Dansscholen en -groepen organiseren activiteiten voor minderjarigen die vallen onder 'animatie' (bv. wekelijkse dansles, danskampen, creatie van dansvoorstelling) en vallen dus onder dit decreet. Ook feitelijke verenigingen die een zekere structuur hebben, vallen onder de nieuwe regeling. 

Voor welke organisatie is dit niet verplicht?

• dansscholen en -groepen die uitsluitend met meerderjarige deelnemers werken
• feitelijke verenigingen of losse samenwerkingen zonder organisatiestructuur

De verplichting om een uittreksel uit het strafregister op te vragen geldt voor:

• activiteiten waar enkel minderjarigen aan deelnemen, maar ook voor gemengde groepen waar een deel van de groep minderjarig is;
• activiteiten waarbij er rechtstreeks en structureel contact is met minderjarigen zoals wekelijkse danslessen, danskampen in de vakantie, … Onder structureel contact wordt een regelmatige frequentie in contact met minderjarigen verstaan (bv. een wekelijkse dansles) alsook een aanstelling van korte duur (bv. een danskamp tijdens de schoolvakantie).

Deze verplichting geldt niet voor:

• een dansdocent die eenmalig een activiteit begeleidt;
• medewerkers die geen rechtstreeks contact hebben met de minderjarigen (bv. bestuursleden, vrijwilligers die uitsluitend achter de schermen helpen tijdens een activiteit, administratieve kracht, onthaalmedewerker die wel minderjarigen ontvangt maar niet begeleidt, enz.);
• activiteiten die doorgaans gericht zijn op meerderjarigen en waarop de aanwezigheid van de minderjarige(n) toevallig en niet voorzien is;
• sporadische helpers: bv. ouders die op je jaarlijkse dansvoorstelling helpen.

De verplichting om een uittreksel aan te leveren, geldt enkel voor medewerkers die op het moment van de aanstelling meerderjarig zijn en zich in één van volgende situaties bevinden:

• een nieuwe medewerker die je een eerste maal aanstelt;
• een medewerker met een hernieuwing van een overeenkomst (bv. hernieuwing jaarcontract) als de controle binnen de organisatie meer dan een jaar geleden was. Wordt de medewerker voor onbepaalde duur aangesteld, is het niet nodig om elk jaar opnieuw een uittreksel op te vragen. Dit is enkel nodig in geval van gegronde indicatie (zie verder).
• een medewerker die een andere functie krijgt binnen je dansorganisatie of -groep en nu wel rechtstreeks en structureel in contact komt met minderjarigen;
• Werk je met een buitenlandse medewerker, dan moet die een equivalent van ons uittreksel uit het strafregister kunnen bezorgen. Dit is zeker niet altijd een evidentie. 

Als medewerkers (bv. dansdocent, coach, choreograaf) worden beschouwd iedereen die aangesteld is 

• via een overeenkomst
  • je vaste of tijdelijke werknemers via een arbeidsovereenkomst (ook interim)
  • artikel 17 verenigingswerkers
  • zelfstandige en free-lance medewerkers
  • jobstudenten
  • stagiairs via stageovereenkomst
• als vrijwilliger met duidelijk omschreven vrijwilligerstaken (met of zonder vrijwilligersovereenkomst). Zonder duidelijk omschreven takenpakket vallen zij niet onder deze verplichting (bv. een vrijwilliger die zonder specifieke opdracht eens bijspringt).

Werk je met externe medewerkers die vanuit een andere organisatie een opdracht in jouw school of groep doen, dan is het hun ‘primaire’ organisatie die het uittreksel uit het strafregister moet opvragen en controleren. Een schriftelijke bevestiging van de primaire organisatie dat de controle effectief gebeurd is, volstaat in dit geval.

Samengevat: enkel medewerkers die aan volgende voorwaarden voldoen, moeten een uittreksel uit het strafregister bezorgen:

• meerderjarig bij aanstelling
• staat in voor animatie, begeleiding, …
• aan/van minderjarigen
• op structurele, regelmatige basis én in rechtstreeks contact
• heeft het statuut van medewerker of vrijwilliger

Welk uittreksel bezorgt je werknemer ter controle?

Er bestaan verschillende modellen van het uittreksel. Aangezien deze controle gericht is op het werken met minderjarigen, is model 596.2 (model bestemd voor contacten met minderjarigen) het enige juiste model. Je medewerker vraagt dit (bij voorkeur digitaal) op bij de gemeente waar je gedomicilieerd bent.

Wanneer moet de controle gebeuren?

Als werkgever moet je het uittreksel opvragen en ontvangen voordat de aanstelling start. Het uittreksel mag op moment van ontvangst maximaal één maand oud zijn. Je mag het uittreksel enkel opvragen, wanneer je beslist iemand effectief aan te stellen. Het uittreksel opvragen kan dus geen deel zijn van een sollicitatieprocedure. 

Eveneens kan je in volgende uitzonderlijke gevallen tijdens de aanstelling van een medewerker opnieuw een uittreksel opvragen:

• Wanneer er een gegronde indicatie is dat de medewerker een onaanvaardbare veroordeling zou hebben opgelopen (bv. melding slachtoffer, meerdere klachten door derden, zorgwekkend persbericht, enz.).
• Wanneer er een objectief vermoeden bestaat dat er een onderzoek is naar een medewerker in het kader van een zedenmisdrijf.

Hoe lang is de controle geldig?

Het resultaat van de controle is voor één jaar geldig. Binnen hetzelfde kalenderjaar hoef je een persoon dus niet opnieuw te controleren. Noteer dus goed in je administratie wanneer je de controle deed! Opgelet: vermeld niet het resultaat zelf van de beoordeling, enkel de datum waarop de controle plaatsvond. 

Wie doet de controle?

De controle van het uittreksel laat je best over aan iemand binnen de organisatie met verantwoordelijkheidsgevoel en met discretie de informatie behandelt. Dit kan bijvoorbeeld een bestuurslid of de personeelsverantwoordelijke zijn. 

Hoe beoordeel je het uittreksel uit het strafregister?

• Bij zo goed als alle medewerkers zal het uittreksel 'blanco strafregister' vermelden. Een verdere beoordeling is niet nodig. De medewerker mag zonder probleem worden aangesteld.
• Vermeldt het uittreksel wel een veroordeling, dan zal je een zorgvuldige beoordeling moeten maken waarbij je rekening houdt met zaken als:
  • context van de feiten
  • gaat het over een veroordeling jegens een minderjarige?
  • verdere levensloop en houding van de medewerker
  • specifieke functie waarvoor je de persoon wil inzetten
• Bij vermelding van de "ontzetting van het recht" om met minderjarigen om te gaan is er geen beoordelingsmarge. De medewerker kan simpelweg niet worden aangesteld.

In het draaiboek van het departement Cultuur, Jeugd en Media (Vlaamse overheid) vind je onder punt 3.5 meer toelichting bij deze criteria. 

De organisatie moet zorgen voor een correcte en vertrouwelijke verwerking van de persoonsgegevens. Hou dus steeds rekening met de GDPR-regels:

• Controleer enkel het uittreksel van nieuwe medewerkers die je als organisatie wil aanstellen en dit enkel om minderjarigen te beschermen.
• vraag het uittreksel op op papier of via een veilig digitaal kanaal
• Bewaar het uittreksel tijdens de controlefase op een veilige plaats. Zorg ervoor dat niet iedereen zomaar de uittreksels of de resultaten van de beoordeling kan vinden op je server, google drive, …
• Maak een lijst van personen of functies die toegang hebben tot de gegevens. In de praktijk zijn dit de personen die instaan voor de aanstelling van de medewerkers. Zij delen deze gegevens met niemand anders.
• Je vernietigt het uittreksel en de beoordeling ervan van zodra de definitieve beslissing over de aanstelling genomen is. Er mag dus ook geen inhoud overgenomen worden in interne verslagen.
• Als bewijs van de controle houd je in je administratie (bv. personeelsdossier of aparte lijst) bij wanneer je het uittreksel ontving en de controle deed. 

Deed je de controle zoals het hoort en pleegt de medewerker een misdrijf, dan is alleen de pleger zelf daarvoor strafrechtelijk aansprakelijk. De bevoegde personen of de vereniging kunnen in dat geval niet aansprakelijk worden gesteld. De dansschool of -groep heeft enkel de decretale verplichting om het uittreksel op te vragen, te controleren en naar best vermogen een beslissing te nemen. Er wordt verwacht van organisaties dat zij te goeder trouw en voorzichtig en redelijk handelen.