nl / en
  1. Vereniging zonder winstoogmerk
  2. Voordelen van een vzw tegenover de feitelijke vereniging
  3. Een vzw oprichten of wijzigen
  4. Wie is wie en wie doet wat?
  5. Aansprakelijkheid en bescherming van bestuurders
  6. Boekhouding
  7. BTW
  8. Belastingen
  9. Downloads

 

1. Vereniging zonder winstoogmerk

De woorden “zonder winstoogmerk” kunnen voor verwarring zorgen. Een vzw kan wel degelijk winst maken of meer inkomsten dan uitgaven hebben. Alleen moet die winst binnen de vzw blijven en gebruikt worden om het doel van de vzw te dienen.

Een vzw kan dus niet die winst uitkeren (zoals vennootschappen, bedrijven … doen) aan mensen die actief betrokken zijn bij de organisatie. Als je vzw diensten wil vergoeden, moet dit correct worden opgenomen in de boekhouding. Dat kan dan via vrijwilligersvergoeding, KVR, vrijetijdswerk, SBK … Lees hierover meer in het onderdeel vergoedingen.

top

2. Voordelen van een vzw tegenover de feitelijke vereniging

Een vzw oprichten kan een goed idee zijn om volgende redenen:

  • Bestuurders van een vzw zijn niet persoonlijk ‘aansprakelijk’ voor de werking van de vzw. De vzw als organisatie is hiervoor aansprakelijk. Er is m.a.w. een scheiding tussen de vzw en het persoonlijke vermogen van de bestuurders. Dit betekent dat je als bestuurder meer beschermd bent bij een vzw. Ook kan een vzw zich verzekeren tegen aansprakelijkheid bij grote fouten.
  • Een vzw is een ‘rechtspersoon’ en kan dus vb. als organisatie contracten afsluiten  of zelfs eigendom bezitten. Een vzw is immers een aparte juridische entiteit die los staat van de mensen die zich inzetten voor de vzw via het bestuur of de dagelijkse werking. Bij een feitelijke vereniging kan dit niet.
  • Voor sommige subsidies is het een vereiste is dat je vereniging een vzw is.
  • Een vzw kan schenkingen en legaten (erfenissen) aanvaarden, in tegenstelling tot de feitelijke vereniging.

Een vzw oprichten en onderhouden vraagt wat aandacht. Maar vaak wegen de formaliteiten van een vzw ruimschoots op tegen de risico’s die je loopt als bestuurder binnen een feitelijke vereniging.

top

3. Een vzw oprichten of wijzigen

  1. Om een vzw op te richten moet je met minstens 3 stichtende leden zijn (dat kunnen personen, of organisaties zijn).
  2. De statuten van de vzw dienen opgemaakt te worden. In de statuten leg je uit wat het (algemene) doel ( de werking) van de vzw is . De statuten zijn een soort ‘grondwet’ die de grondregels binnen je vzw samenvat. Meer praktische afspraken en regels kan je eventueel opnemen in een huishoudelijk reglement.
  3. De statuten zijn een officieel document en moeten openbaar gemaakt worden. Je legt ze daarom samen met eerste een register van de leden (Algemene Vergadering) en een akte tot benoeming van bestuurders (Raad van Bestuur) neer bij de griffie van de rechtbank van koophandel of digitaal via e-griffie.be.
  4. De griffie maakt de documenten over aan het Belgisch Staatsblad, dat zorgt voor publicatie

Je hebt een nieuwe publicatie in het Belgisch Staatsblad nodig als

Aan de slag!

top

4. Wie is wie en wie doet wat?

Stichters of stichtende leden zijn zij die de oprichting van de vzw goedkeuren. De stichtende leden kunnen ook andere rechtspersonen zijn, vb. andere vzw’s.

Daarnaast is een vzw verplicht om een raad van bestuur en een algemene vergadering aan te stellen. Deze  organen hebben elk hun eigen functies, rechten en plichten.

Algemene Vergadering

De werkende leden of leden van de Algemene Vergadering (AV) zijn zo’n beetje de ‘ouders’ van de vereniging.

  • Wat is het? Het “beslissende” orgaan van de vereniging
  • Wat doen ze? Bestuurders benoemen en afzetten, jaarrekening goedkeuren, kwijting geven
  • Hoe vaak komen ze samen? Minstens 1 keer per jaar.
  • Uit hoeveel personen? Altijd 1 persoon meer dan de Raad van Bestuur. Het strikte minimumaantal is 3.
  • Hoe doen ze het? In de statuten (en eventueel huishoudelijk reglement) staat vermeld hoe je in of uit de Algemene Vergadering komt, wat de samenstelling moet zijn, wat de bevoegdheden zijn, hoe ze bijeen geroepen worden, …
  • Je houdt hun namenlijst bij in een ledenregister dat je bijhoudt op de zetel. Wijzigingen moeten niet worden doorgegeven aan de overheid, maar wel goed worden bijgehouden in het register. Dit is een voorbeeld van zo’n ledenregister.
  • Meer over de AV lees je bij Cultuurloket.

Let op: de werkende leden zijn niet te verwarren met de toegetreden leden, dit zijn mensen die lid zijn van je vzw, vb. wie dansles volgt, vrijwilliger is …

De Raad van Bestuur (RvB)

  • Wat is het? Het ‘uitvoerend orgaan’ van de vereniging, ondergeschikt aan de AV.
  • Wat doen ze? Intern is de RvB verantwoordelijk voor de vzw, en zorgt ze ervoor dat de organisatie draait. Extern kan de RvB de vzw vertegenwoordigen, bijvoorbeeld in contracten.
  • Hoe vaak komen ze samen? Zo vaak als nodig, minstens 1 keer per jaar om de AV voor te bereiden.
  • Met hoeveel moeten ze zijn? Altijd 1 persoon minder dan de AV. Het strikte minimumaantal is 2. Deze mensen kunnen tevens lid zijn van de AV, maar dat is niet verplicht.
  • Wie stelt ze aan of stelt ze af? De Algemene Vergadering benoemt de bestuurders
  • Hoe doen ze het? De RvB is in principe een “collegiaal orgaan” dat collectief beslissingen neemt. Een taakverdeling tussen voorzitter, penningmeester, secretaris, … kan interessant zijn maar is niet verplicht
  • Hun namen en gegevens worden steeds bijgehouden en wijzigingen worden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.
  • Meer over de RvB lees je bij Cultuurloket.

Dagelijks Bestuur

Als vzw kan je eveneens een Dagelijks Bestuur aanstellen. Bij iets grotere vzw’s is er bijvoorbeeld vaak een dagelijks bestuurder aangesteld die de dagelijkse leiding van de vzw op zich neemt (vb. als zakelijk leider of directeur). Vaak is dat een personeelslid van de vzw, die dan geen lid is van de Raad van Bestuur of Algemene Vergadering. De RvB voeren dan controle uit op de dagelijks bestuurder(s).

Good cultural governance

Voor de goede werking van een vzw en de organen binnen de vzw, bestaan er richtlijnen van ‘goed bestuur’ of de zogenaamde ‘good cultural governance’. Vijf principes zijn van belang:

  1. De bestuursorganen hebben heldere en afgebakende rollen en bevoegdheden
  2. De bestuursorganen leggen verantwoording af aan elkaar volgens het principe van ‘checks en balances’
  3. Bestuursorganen werken transparant en houden elkaar op de hoogte van hun functioneren
  4. De samenstelling van de bestuursorganen (dus wie erin zetelt) gebeurt zorgvuldig
  5. De bestuursorganen houden een duidelijke relatie met de interne en de externe stakeholders (vb. vrijwilligers, toegetreden leden …)

Het Fonds voor Cultuurmanagement van de Universiteit Antwerpen maakte een heldere checklist met 23 principes van good cultural governance. Een must voor goed bestuur in elke vereniging!

In de statuten of het huishoudelijk reglement (zie verder) neem je op wie de vzw mag vertegenwoordigen. Welke functies binnen de vereniging mogen  een handtekening zetten, financiële verbintenissen aangaan, toegang hebben tot de bank, uitgaven doen … namens de vereniging?

Je kan de dagelijks bestuurder of coördinator kiezen, maar ook de voorzitter of penningmeester, of een combinatie van minstens 3 bestuurders, je kan limiteren tot welk bedrag de dagelijks bestuurder uitgaven mag doen … Allerlei constructies zijn mogelijk. Je hoeft in officiële documenten hieromtrent geen namen van personen te noemen, wel functies (vb. secretaris, voorzitter …).

top

5. Aansprakelijkheid en bescherming van bestuurders

In het algemeen geldt dat de bestuurders van een vzw in normale gang van zaken niet persoonlijk aansprakelijk zijn voor de verbintenissen van de vzw. De vzw heeft immers een aparte rechtspersoonlijkheid, in tegenstelling tot de feitelijke vereniging.

Maar als de bestuurder ernstige fouten maakt, dan kan hij of zij toch persoonlijk aansprakelijk gesteld worden voor deze fouten. Zo kan een bestuurder zware fouten maken in de vereniging zelf (contractuele aansprakelijkheid), fouten die schade toebrengen aan anderen (extra-contractuele aansprakelijkheid) of daden stellen die tegen de wet indruisen (strafrechterlijk).

In deze gevallen kan de bestuurder wel degelijk persoonlijk aansprakelijk of verantwoordelijk geacht worden voor de schade. De vzw-structuur zal hem of haar dan niet meer beschermen.

Wat kan je doen om dit risico voor de bestuurders te beperken?

  • Sluit met de vzw een Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering af, eventueel aangevuld met een rechtsbijstandverzekering. Deze beschermt de bestuurders als ze persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor een fout.
  • Zorg ervoor dat de Algemene Vergadering jaarlijks ‘kwijting’ geeft aan de bestuurders, na goedkeuring van de jaarrekening. Als de AV kwijting geeft aan de RvB, dan gaan ze akkoord met hoe de RvB heeft gewerkt, en geven ze aan dat ze hen niet meer persoonlijk aansprakelijk zullen stellen voor eventuele fouten. De kwijting beschermt de bestuurders tegen contractuele aansprakelijkheid. Agendeer de kwijting op de AV en zorg dat het in het verslag wordt opgenomen.
  • Zorg ervoor dat de vereniging op alle officiële documenten naast de naam van de vereniging ook expliciet ‘vzw’ vermeldt. Doe dit op briefpapier, facturen, affiche, folders …  Doe je dit niet, dan kan de persoon die de verbintenis sluit, persoonlijk aansprakelijk gesteld worden voor de gevolgen ervan.

Lees meer over aansprakelijkheid.

top

6. Boekhouding

Je hoeft niet bang te zijn voor complexe boekhouding bij een vzw. Zeker als kleine vzw is de boekhouding behoorlijk eenvoudig. Lees hier of je een kleine, grote, of zeer grote vzw bent.

Als kleine vzw mag je een zogenaamde ‘vereenvoudigde boekhouding’ voeren. Eigenlijk is dit kasboekhouding, waarbij je bijhoudt wat er allemaal uit gaat (kosten) en binnen komt (opbrengsten).

Eén keer per jaar moet de kleine vzw een jaarrekening gaan neerleggen bij de Griffie van de Rechtbank van Koophandel. De jaarrekening bestaat uit een staat van ontvangsten en uitgaven, een staat van het vermogen (alle bezittingen en schulden) en een toelichting.

Cultuurloket maakte dit model voor boekhouding voor kleine vzw’s, waarin zowel een dagboek voor inkomsten en uitgaven, als jaarrekening en begroting zitten opgenomen. Een goede tool die je leven makkelijker maakt!

Grote en zeer grote vzw’s moeten een volledige dubbele boekhouding voeren en hun jaarrekening neerleggen bij de Nationale Bank.

Voor (zeer) grote vzw’s is het sterk aan te raden met een boekhouder te werken. Maar ook voor kleine vzw’s is dit mogelijk.

top

7. BTW

Vzw’s kunnen wel degelijk BTW-plichtig zijn! Als je vzw BTW-plichtig is, moet ze een BTW-boekhouding voeren, BTW toevoegen aan facturen en kan ze BTW van aankopen ook aftrekken.

Meer over BTW lees je bij Cultuurloket.

top

8. Belastingen

Heeft je vzw een externe boekhouder? Dan kan die je zeker informeren over belastingen, fiscale verplichtingen en aangiftes. Je doet er goed aan dit bij je kantoor of boekhouder te controleren.

Wil je er toch zelf voor instaan, vraag dan hulp bij Danspunt, Cultuurloket of VSDC.

Vzw’s betalen in principe de zogenaamde rechtspersonenbelasting. Vele kleine vzw’s kunnen een blanco aangifte doen en betalen dus in de praktijk geen directe belasting. Je moet wel verplicht een belastingaangifte doen via het systeem van BIZTAX. Let op, dit is verplicht en de belastingdienst stuurt je hiervoor geen herinnering! Bij SCWITCH lees je meer over de rechtpersonenbelasting voor vzw’s.

Vzw’s moeten daarnaast ook patrimoniumtaks betalen. Dit is een belasting op de waarde van de bezittingen van de vereniging. Is het vermogen van je vzw kleiner dan 25.000 euro? Dan moet je wel een aangifte indienen, maar ben je vrijgesteld van deze belasting.

Gewoonlijk krijgt je vzw een brief met aanmaning tot aangifte van het registratiekantoor. De aangifte moet jaarlijks op 31 maart gebeuren. Alle informatie over de patrimoniumtaks vind je bij SCWITCH.

Werk je met freelancers? Dan moet jij of je boekhouder voor hen jaarlijks, uiterlijk op 30 juni, een fiscale fiche opmaken. Je leest alles over de zogenaamde Fiche 281.50. bij Scwitch.

Net als een natuurlijk persoon betaalt een vzw registratierechten, bijvoorbeeld op notariële akten bij een schenking, aankoop van een gebouwen … Ook zal een vzw successierechten moeten betalen als ze een erfenis ontvangt.

top

9. Downloads

Statuten:

Algemene Vergadering:

Good cultural governance:

Boekhouding:

Meer info of advies nodig?

Contacteer info@danspunt.be.

Wat leeft en beweegt er in de danswereld? Je leest het allemaal in DANST, ons driemaandelijkse tijdschrift.      

neem een abonnement

Werk je aan een eigen voorstelling en heb je nood aan artistiek en inhoudelijk advies? Wij sturen een professionele coach om jou constructief bij te staan!

vraag feedback