Mailings en nieuws­brie­ven

E-mailadressen zijn persoonsgegevens en vallen dus onder de GDPR-wetgeving.

Een uitzondering is er voor mailadressen waar geen naam in voorkomt (bijvoorbeeld email hidden; JavaScript is required). Dat zijn geen persoonsgegevens en die adressen mogen zonder beperking gebruikt worden.

Iemand een e-mail sturen met een gerichte persoonlijke vraag, is uiteraard geen probleem. Dat geldt ook voor het gebruik van e-mail om te antwoorden op een vraag, zelfs al is de vraag per telefoon binnen gekomen.

Een individuele mail met informatie rond de praktische organisatie van een activiteit valt onder het normale gebruik van e-mail. Leden of deelnemers verwachten ook dat ze deze informatie zullen ontvangen zodat de activiteit goed kan verlopen, zoals bv. praktische berichten over een dansles, verwittiging bij annulatie …

Ook het gebruik van mailinglijsten om je deelnemers of leden gezamenlijk op de hoogte te houden van de activiteiten valt te verantwoorden, bv. de aankondiging van een evenement.

Hiervoor is geen expliciete toestemming nodig, maar het is wel aangeraden om leden of deelnemers bij aanvang te informeren over de mails die ze kunnen ontvangen.

Gebruik van mailinglijsten om vroegere deelnemers uit te nodigen (of te informeren) voor een volgend gelijkaardig evenement of product, kan nog steeds. Deze mensen moeten wel vooraf geïnformeerd worden dat hun gegevens hiervoor gebruikt kunnen worden.

Ga hier correct mee om: het moet gaan over een mail van dezelfde organisatie over gelijkaardige evenementen of producten.

Houd deze e-mailadressen niet eeuwig in een mailinglijst, maar kleef er een redelijke termijn op en zet die in je privacyverklaring. Van mensen die drie jaar geleden deelnamen aan een workshop kleuterdans, kan je niet zeker zijn dat ze vandaag interesse hebben in een cursus hiphop.

Voor promotionele nieuwsbrieven naar je bredere netwerk, potentiële klanten of deelnemers, oud-leden, partners … heb je de toestemming nodig van de geadresseerde persoon.

Die toestemming moet gebeuren volgens de GDPR-regels: vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig. Zorg voor een vakje dat actief moet worden aangekruist (opt-in) en een heldere privacyverklaring.

Meer info of advies nodig?

• Scwitch maakte dit uitgebreide dossier over GDPR en nieuwsbrieven en mailings.
• Contacteer email hidden; JavaScript is required.