E-facturatie

Laatst gewijzigd op 3.12.2025

Snel naar:

• E-facturatie in het kort
• Voor wie is e-facturatie verplicht?
• Hoe start je met e-facturatie?
• Welke software kiezen?
• Hoe kan e-facturatie je helpen?
• Meer info?

Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie verplicht tussen Belgische btw-plichtige organisaties. 

E-facturatie is het digitaal afhandelen van een factuur, van opmaak en verzending tot betaling en boeking. Het gaat dus niet over een factuur die je als pdf of Word document via mail verstuurt.

Een e-factuur wordt in een gestructureerd elektronisch formaat opgemaakt en automatisch, zonder manuele tussenkomst, tussen de boekhoudsystemen van verzender en ontvanger via Peppol (Pan European Public Procurement Online) verstuurd. Peppol is een Europees beveiligd en gesloten netwerk voor elektronische facturatie. 

Wanneer moet je e-factureren?

E-facturen verzenden en ontvangen is verplicht tussen Belgische ondernemingen die onderling btw-plichtige handelingen stellen (de zogenaamde B2B of Business-to-Business). 

Of anders gezegd: elke onderneming met een Belgisch btw-nummer die factureert aan of facturen ontvangt van een onderneming met een btw-nummer, moet vanaf 1 januari 2026 e-factureren. 

Werk je met de btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen op basis van art. 56 van het Btw-wetboek (jaaromzet tot max. 25.000 euro), dan geldt de verplichting om te e-factureren eveneens.  

Deze nieuwe verplichting is dus niet enkel van toepassing op commerciële bedrijven, maar ook op btw-plichtige vzw’s, feitelijke verenigingen, zelfstandigen, vennootschappen en stichtingen.

Reminder: 

Al sinds maart 2024 is het verplicht in België om alle facturen naar de overheid (federaal, Vlaams, lokaal) via e-facturatie te doen. De verplichting geldt in de regel voor contracten vanaf 3.000 EUR.

Wanneer moet je niet e-factureren? 

Je moet niet e-factureren:

• wanneer één van de partijen niet btw-plichtig is (volgens artikel 44 van het Btw-Wetboek) zoals vaak het geval is bij vzw’s en feitelijke verenigingen
• bij facturen aan particuliere klanten
• bij facturen aan of van btw-plichtigen die niet in België gevestigd zijn (de EU verplicht e-facturatie via Peppol voor alle EU lidstaten pas vanaf 2030) 

Ben je niet verplicht om vanaf januari 2026 over te stappen naar e-facturatie, dan nog kan je er zelf voor kiezen om nu al te starten met e-facturatie. Dit is een keuze die je zelf als organisatie of freelancer maakt. Wees je er wel van bewust dat een particuliere klant niet wettelijk verplicht is om een e-factuur te aanvaarden.

Twijfel je of jij moet e-factureren?

Check het via deze weg:

• raadpleeg deze tool van de federale overheid. Aan de hand van een aantal eenvoudige vragen ontdek je makkelijk of je vanaf 1 januari 2026 moet overschakelen naar de verplichte e-facturatie.
• op de Kruispuntbank van Ondernemingen vind je of jouw organisatie btw-plichtig is. Wees je ervan bewust dat je organisatie in de KBO geregistreerd kan staan als ‘onderworpen aan BTW’, maar vrijgesteld is van btw-verplichtingen (bv. via art. 44 van het Btw-Wetboek). In dit geval ben je niet verplicht om te e-factureren. 

Bereid je tijdig voor zodat je in 2026 vlot kunt starten met e-facturatie!

Stap 1: 

Om te beginnen met e-facturatie heb je geschikte software nodig die e-facturen kan opmaken, verzenden en ontvangen via het Peppol-netwerk. Je kan dit vergelijken met je telefoon: je hebt ook hier een ‘provider’ of Peppol Access Point nodig om toegang te krijgen tot het Peppol-netwerk. De meeste boekhoudpakketten hebben ingebouwde Access Points en maken het mogelijk om rechtstreeks vanuit je boekhoudsoftware e-facturen te versturen en ontvangen. Je hoeft dan ook geen apart abonnement af te sluiten. 

Tips:

• Werk je met een boekhoudkantoor? Vraag hen advies en laat je door hen ondersteunen in de opstart met e-facturatie.
• Doe je zelf je boekhouding en gebruik je hiervoor al boekhoudsoftware? Dan is het zo goed als zeker dat je software al ‘Peppol proof’ is. Activeer je toegang tot Peppol. Vanaf dan kan je e-facturen versturen en ontvangen.
• Heb je nog geen boekhoudsoftware en moet je e-facturen versturen of ontvangen? Dan is dit hét moment om de overstap te maken naar een digitale oplossing.  

Stap 2: 

Registreer je gratis op Peppol. Dit kost slechts enkele minuten. Je registreert je niet rechtstreeks op Peppol. Dit doe je via je Peppol Access Point of je boekhoudpakket. Voor de registratie heb je je ondernemingsnummer uit de Kruispuntbank Ondernemingen nodig. Je krijgt vervolgens een eigen Peppol-ID nummer op het Peppol-netwerk. 

Stap 3: 

Test nog in 2025, zodat je goed voorbereid in 2026 kunt starten en niet voor betalingsproblemen komt te staan. Uitstel komt er niet, maar de FOD Financiën toont zich nog enkele maanden inschikkelijk: geraak je buiten je wil om niet tijdig in orde met de opstart van e-facturatie tegen 1 januari 2026, dan heb je tot eind maart de tijd om helemaal operationeel te zijn. Vermijd bij een te late overstap ook boetes: bij een eerste vaststelling dat je niet met e-facturatie werkt, volgt een waarschuwing. Vanaf de tweede wordt een boete opgelegd die start van 1.500 euro en kan oplopen tot 5.000 euro.  

Moet je op zoek naar geschikte software om te kunnen e-factureren, kies dan een pakket dat aansluit bij wat jij nodig hebt. Breng jouw situatie en behoeften in kaart:

• hoeveel facturen verstuur en/of ontvang je per maand/jaar?
• aan hoeveel verschillende klanten factureer je?
• volstaat een mobiele app versie of niet?
• verwacht je in de toekomst meer facturen te sturen of te ontvangen?
• is er een koppeling nodig met je boekhouding en/of ledenbeheerplatform?
• … 

Er is een groot en concurrentieel aanbod van aanbieders op de markt. Een volledig overzicht van geschikte softwarepakketten vind je op de site van de federale overheid. Vaak bieden aanbieders een gratis (proef)versie of goedkope instapversie van hun software aan, zeker als je weinig facturen stuurt of ontvangt. Het loont dus om te vergelijken. Om je bij het maken van deze keuze te ondersteunen vind je hier een overzicht van een 15-tal aanbieders met een gratis of goedkoop aanbod. 

Disclaimer: Danspunt heeft met geen van deze aanbieders een bevoorrecht partnerschap. Dit is een niet-exhaustieve lijst samengesteld aan de hand van enkele objectieve parameters. 

We geven eveneens graag deze alternatieve piste mee: gebruik je geen boekhoudsoftware, maar moet je wel e-facturen verzenden of ontvangen? Dan kan je er ook voor kiezen om enkel met een Peppol-brievenbus te werken:

• Dit kan via Doccle: kies je hiervoor, dan heb je geen ander nieuw systeem of platform nodig. Je ontvangt je facturen via Peppol automatisch in je Doccle omgeving. Ontvang je enkel Peppol-facturen, dan is dit via Doccle gratis. Wil je ook een factuur verzenden via Peppol? Dan kies je voor DocclePro. Dit kost je 4 euro per maand. Met DocclePro laad je je factuur eenvoudigweg als PDF op en verstuurt ze.
• Ook sommige banken bieden deze optie aan. Vraag dit na bij jouw bank of die van je dansschool of -groep. 

E-facturatie lijkt misschien extra administratie, maar het biedt duidelijk voordelen:

• Facturen opmaken en verzenden gaat sneller en leidt tot minder fouten.
• Inkomende facturen worden makkelijker verwerkt en dus sneller betaald. 
• Facturen gaan niet meer verloren. 
• Peppol is een beveiligd systeem: je kan erop vertrouwen dat je officiële facturen ontvangt.
• Je btw-aangifte wordt vlotter opgesteld.
• In- en uitgaande facturen worden automatisch ingeboekt in je boekhoudsysteem. 
• Het maakt je administratie efficiënter en goedkoper.

E-facturatie is nieuw voor de meeste organisaties en freelancers. Danspunt volgt de verdere uitrol van dichtbij mee op. Houd deze pagina zeker in het oog voor updates. 

Meer informatie vind je bij:

• Cultuurloket: hier vind je de meest up-to-date informatie over e-facturatie
• Op deze pagina van de Federale Overheid(met o.a. overzicht van geschikte software aanbieders)

Contacteer email hidden; JavaScript is required  

*Disclaimer: Deze webpagina biedt praktische richtlijnen en is niet bedoeld als vervanging voor juridisch advies. Raadpleeg altijd een professional voor specifieke vragen.*